Taux de remplissage
Mesurer les créneaux réservés, annulés et disponibles donne une vision nette des journées rentables et des plages à pousser avec une campagne.
Réservation
Remplir l’agenda sans multiplier les appels
Avant Hikaad, une part importante des appels concernait des demandes simples : disponibilités, durée d’un soin, prix, changement d’horaire, nom de la praticienne ou confirmation. La réservation en ligne et le site ont absorbé une partie de ces échanges. Les clientes voient les prestations, les durées, les disponibilités et les conditions. Les rappels automatiques réduisent les oublis, tandis que les soins longs peuvent être sécurisés par acompte.
Dans l’étude, les absences non prévenues diminuent de moitié après stabilisation. Le calcul de gain ne compte pas tous les rendez-vous sauvés comme chiffre net, mais retient une contribution prudente par créneau récupéré. Le résultat estimé est de 720 CHF par mois, principalement grâce aux soins longs mieux confirmés et aux créneaux remis plus rapidement à disposition.
Réservation en ligneAgenda ouvert
09:0010:3011:1514:0015:3016:1517:0018:30
Rappel SMS automatiqueJ-1
Forfaits
Vendre plus facilement les soins récurrents et cartes cadeaux
Les instituts ont souvent des offres à forte valeur : cures, forfaits, cartes cadeaux, soins saisonniers, packs visage, épilation régulière, abonnements ou programmes de plusieurs séances. Avant Hikaad, ces offres étaient surtout vendues au comptoir, au moment où la cliente avait déjà reçu son soin. Le site, le paiement en ligne et le marketing permettent de les rendre visibles avant et après la visite.
Les cartes cadeaux deviennent plus simples à acheter, les forfaits peuvent être réglés en ligne, et les clientes proches d’un renouvellement peuvent être relancées. L’étude retient 480 CHF de marge mensuelle liée à ces ventes mieux structurées, sans supposer une explosion commerciale : seulement quelques forfaits ou cartes cadeaux additionnels suffisent à créer un impact.
Forfaits & cadeauxVente simplifiée
Pack soin visage3 séances
Carte cadeauOK
Forfait actif34
RelanceJ+45
CRM
Conserver la mémoire relationnelle qui fait la qualité du soin
Dans un institut, une cliente apprécie qu’on se souvienne d’elle : type de peau, préférences, praticienne, soin habituel, sensibilité, contre-indications simples, date de dernière visite, forfait en cours, anniversaire, avis laissé, produit conseillé. Lorsque cette mémoire reste dans la tête d’une seule personne, elle disparaît les jours d’absence ou lors d’un changement d’équipe. Le CRM Hikaad centralise l’information utile, sans transformer la fiche cliente en dossier médical.
Cette mémoire améliore l’accueil et les relances. Une cliente absente depuis 90 jours peut recevoir une invitation adaptée. Une cliente fidèle peut obtenir une attention. Une personne ayant acheté une carte cadeau peut recevoir un rappel avant expiration. Une cliente satisfaite peut être invitée à laisser un avis. Le CRM devient le fil conducteur de la relation.
Fiche cliente CRMVue accueil
Claire R.Cliente fidèle · soin visage
Dernière visiteHydratation intense · relance dans 30 jours
Équipe
Adapter le planning aux cabines, compétences et pics réels
Le planning d’un institut ne consiste pas seulement à placer des personnes sur des heures. Il faut tenir compte des cabines, compétences, durées, pauses, préférences clientes et temps de nettoyage entre soins. Le planning du personnel aide à visualiser cette organisation, tandis que la badgeuse virtuelle permet de comparer les heures prévues aux heures réellement effectuées.
Dans l’étude, l’institut a identifié deux sources de tension : les fins de journée trop chargées et les samedis avec enchaînements trop serrés. En ajustant les durées, pauses et renforts, l’équipe a réduit les retards accumulés. Le gain financier direct est modeste, mais le gain opérationnel est réel : moins de stress, moins de clientes qui attendent, moins de corrections d’heures et un service plus régulier.
Planning équipe3 cabines
LéaMayaNora
Retards évités+ clair
3cabines coordonnées
Pauses ajustées